Va rugam sa ne faceti onoarea de a citi..

Invitaţiile se trimit unor persoane importante pentru organizaţie şi sunt adresate din partea unei persoane din conducere.
Invitaţiile privesc în special evenimente importante ale organizaţiei cum ar fi: prezentarea unor produse, o inaugurare, coctailurile, dejunurile, recepţiile (la nivel înalt), conferinţele organizate pe diverse teme, ziua porţilor deschise etc.
Invitaţiile trebuie privite ca şi cărţi de vizită ale organizaţiei, trebuie să realizeze primul contact între invitat şi evenimentul ce va urma, să-i trezească interesul pentru participarea le acesta. Individualitatea şi creativitatea formulării pot influenţa valoarea şi atractivitatea invitaţiei. De aceea, mărimea, culoarea, grafica folosite, dar şi conţinutul sunt elemente esenţiale care trebuie să conlucreze pentru obţinerea scopului invitaţiei.
Elemente de structură a invitaţiei:
– denumirea şi sigla firmei;
– numele şi eventual, funcţia celui care lansează invitaţia;
– numele, funcţia, instituţia celui invitat (invitaţia poate fi nominală sau nenominală);
– formularea invitaţiei;
– evenimentul propriu-zis;
– scopul evenimentului;
– data, ora;
– locul;
– instrucţiuni speciale;
– date de contact pentru răspuns, întrebări.
OBS : Invitaţia oficială cuprinde titlul gazdei fără nume, dar adăugarea numelui nu reprezintă o greşeală. Exemplu: Preşedintele Agenţiei ... sau Preşedintele Agenţiei Domnul Virgil Munteanu
De asemenea, o invitaţie poate fi transmisă în numele unui individ sau al unui grup:
Preşedintele Ageţiei, Domnul Iulian Munteanu sau Membrii Parteneriatului pentru ...
În cazul în care la eveniment va participa o persoanalitate, pe invitaţie mai poate fi trecut numele acesteia pentru creşterea interesului de participare la eveniment. Trebuie sa ne asigura că această persoană este de acord. Textul folosit în astfel de situaţii: Sub patronajul...
Elemente de conţinut:
1.Pentru motivul invitaţie trebuie gasită formula cea mai potrivită pentru a clarifica scopul invitaţiei: ,,în onoarea”; ,,cu prilejul…”; ,,la semnarea acordului între . . . ‚”; ,,la inaugurarea-lansarea...”
2. Formulele de invitare: ,,are plăcerea să vă invite la...”,,vă roagă să îi faceţi onoarea de a participa la …”; ,,vă roagă să onoraţi cu prezenţa dumneavoastră …..”
3. În ceea ce priveşte locaţia, data şi ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. Dacă se cere punctualitate, aceasta trebuie motivată: ,,Deoarece evenimentul este ...., vă rugăm să nu întârziaţi”. Este bine să se indice, în unele cazuri, şi o oră limită; cunoscând dinainte durata activităţii, invitaţii îşi pot organiza mai bine timpul. Exemplu: Joi, 13 august 2009, de la ora lo.00 la ora 14.00.
4. În finalul invitaţiei destinatarul este rugat să confirme participarea. Se menţionează un număr de telefon unde se vor primi confirmările, o persoană de contract şi o dată limită.
5. Nu trebuie să evităm indicarea pe invitaţie a ţinutei: ,,ţinuta de seară” sau ,,ţinută de zi”. Totodată se vor da şi alte informaţii importante ale organizării. Dacă evenimentul este în spaţiu deschis există riscul ca vremea să nu fie prietenoasă, în acest caz vom menţiona în funcţie de variante: ,,în caz de ploaie se amână..”, sau ,,se va desfăşura în pavilion…”
Atenţie:
Invitaţiile trebuie trimise cu suficient timp înaintea evenimentului, pentru ca invitaţii să-şi poată rezerva timpul necesar. Uzanţa protocolară pretinde ca invitaţiile să primească un răspuns prompt indiferent dacă răspunsul confirmă participarea sau refuzul.